Inbox Management
Votre boîte mail se gère toute seule.
Quelle que soit la boîte, des agents lisent chaque email, le classent selon vos règles, préparent la réponse et poussent les données utiles vers vos outils. Vous relisez, vous envoyez.
Votre boîte · dernière heure
Demande de prix — 12 palettes
RoutéGros volume : routé à l'account manager du marché, pas à l'équipe commandes. Données déjà extraites.
Question sur une livraison
BrouillonRéponse préparée à partir du bon de livraison. En attente de votre envoi.
Réclamation qualité
TransmisCas sensible : transmis au responsable avec l'historique du client.
24 emails · 21 traités seuls
- ≈ 10 h par semaine
- Le temps que le tri et la préparation des réponses rendent à l'équipe (mesuré chez Gaasch Packaging).
- Réponses le jour même
- Les demandes ne traînent plus deux jours faute d'avoir été vues par la bonne personne.
- Sans changer d'outil
- Tout se passe dans votre Outlook ou votre Gmail. Rien de nouveau à apprendre pour l'équipe.
Comment l'IA peut vous aider à gérer votre boîte mail ?
Des agents lisent chaque email qui arrive et décident quoi en faire selon vos règles : classer, transmettre, préparer la réponse, extraire les données vers vos outils. Ce qui n'appelle aucune action est écarté ; ce qui est ambigu part chez un humain.
Ce que coûte une boîte mail laissée à elle-même.
Lire, trier, transmettre : une boîte qui reçoit du flux client occupe quelqu'un une bonne partie de la journée. Pendant ce temps, des demandes attendent, et certaines se perdent.
L'essentiel du volume ne mérite pas d'être lu, mais il faut l'ouvrir pour le savoir.
Une demande se perd entre deux transferts et ressort trois jours plus tard.
Trier ce qui est urgent se fait à la main, email par email.
Les mêmes données sont recopiées de l'email vers l'ERP, tous les jours.
Ce qui se passe à chaque email reçu.
Le système se déclenche dès qu'un message arrive : l'email est prétraité en moins de cinq minutes, un peu plus quand il faut aller chercher plusieurs informations.
Dans la boîte, comme d'habitude. Personne n'a rien à ouvrir pour savoir ce que c'est.
Nature de la demande, client concerné, urgence. La publicité est écartée sans occuper personne.
S'il lui manque une donnée, il va la chercher : dans votre logiciel, dans les échanges précédents, dans les documents. C'est ce qui le distingue d'un répondeur automatique.
Rédigée avec vos données, dans le style de la personne qui l'enverra. Les transferts vers les bonnes personnes sont prêts aussi.
Vous approuvez, corrigez ou refusez. Ce qui est ambigu ne reçoit pas de brouillon : ça part chez un humain.
Bonjour Madame Gérard,
Votre commande 4471 part bien jeudi, avec la tournée du matin : livraison entre 8 h et 12 h sur le chantier d'Erpent.
Bien à vous,
Le service commercial
Extrait d'interface recréé, données d'exemple.
Sur chaque boîte, quatre choses.
Ce système ne trie pas seulement le courrier. Il donne à chaque boîte un agent qui connaît l'entreprise, prépare la réponse et va chercher ce qui lui manque.
Construit à partir des 200 derniers emails de la boîte : vos clients, vos produits, vos réponses habituelles. Il s'enrichit ensuite chaque jour.
Proposées par un agent après lecture de l'historique, puis corrigées avec les personnes concernées. Elles évoluent à l'usage.
Le style et les préférences de chaque utilisateur, pour que les réponses préparées ne sentent pas la machine.
Pour que l'agent consulte les vraies données : stock, commandes, dossiers. Vos boîtes restent chez Microsoft ou Google.
Des règles Outlook, ou un agent ?
| Comparaison | Des règles Outlook | Un agent Meridiem |
|---|---|---|
| Le tri | Sur des mots-clés et l'expéditeur. | Sur ce que l'email dit et ce qu'il demande. |
| L'arbitrage | Impossible : une règle ne sait pas ce qu'est un gros client. | Appliqué à chaque email, selon vos critères. |
| L'information manquante | Rien : quelqu'un doit aller la chercher. | Cherchée dans vos logiciels et vos échanges. |
| Les réponses | Un message d'absence, ou rien. | Une réponse préparée avec vos données. |
| Les données | Recopiées à la main dans l'ERP. | Extraites et prêtes à reprendre. |
Gaasch Packaging, la boîte info@ gérée par des agents.
Chaque email entrant est lu, classé et transmis à la bonne personne, réponse préparée, y compris l'arbitrage entre une petite commande et un gros volume, qui se faisait jusque-là à la main. En production depuis début 2026, sans interruption, et le même produit a depuis été repris par deux autres entreprises du groupement, au Royaume-Uni et en Allemagne.
Ça se branche sur les outils que vous utilisez déjà.
Outlook
Gmail
Odoo
HubSpot
SharePoint
Microsoft TeamsHébergement en Europe
Le système qui traite vos boîtes est hébergé dans l'Union européenne, sur Microsoft Azure, dans un environnement dédié.
Jamais d'entraînement
Vos emails ne servent jamais à entraîner un modèle, ni chez nous ni chez nos fournisseurs.
Tout est tracé
Un journal donne le détail de chaque action. Tout se valide depuis Speyy, sur ordinateur ou sur téléphone.
Une mise en place et un mensuel par boîte, annoncés d'avance. Ils ne bougent plus ensuite.
Pour la première boîte, à partir du moment où nous avons vos éléments, puis une semaine par boîte supplémentaire.
Le mensuel n'est pas un abonnement d'accès : c'est le travail continu fait sur votre système, corrections et évolutions comprises.
On regarde votre boîte ensemble ?
30 minutes pour voir ce qu'un agent peut reprendre sur vos emails, puis un devis forfaitaire sous 24 h. Gratuit, sans engagement.
Choisir un créneauOu appelez le +32 472 07 81 37Ce qu'on nous demande le plus souvent.
Sur quelles boîtes ça fonctionne ?
Outlook (Microsoft 365) ou Gmail, une boîte nominative comme une adresse générale. Une boîte partagée sans titulaire, comme info@, se traite au cas par cas.
Où passent nos emails ?
Vos boîtes restent chez Microsoft ou Google : rien n'est déplacé. Le système qui les traite est hébergé dans l'Union européenne, sur Microsoft Azure, et vos emails ne servent jamais à entraîner un modèle.
Et si l'agent se trompe ?
Il commence en observation : il montre ses décisions sans rien préparer à envoyer. On corrige les règles avec vous, puis il prépare les réponses. Un cas mal traité se corrige dans la foulée, sans frais.
Répond-il à notre place ?
Non. Il prépare, vous validez en un clic, depuis Speyy. Rien ne part sans votre accord.
Combien de temps pour la mise en place ?
Deux semaines pour la première boîte, à partir du moment où nous avons vos éléments, puis une semaine par boîte supplémentaire.
Combien coûte l'automatisation d'une boîte mail ?
Une mise en place au forfait et un mensuel par boîte, annoncés après l'échange de 30 minutes. Le mensuel comprend le suivi et les évolutions du système.