Inbox Management
Uw mailbox regelt zichzelf.
Welke mailbox het ook is: agents lezen elke e-mail, klasseren hem volgens uw regels, bereiden het antwoord voor en zetten de nuttige gegevens in uw tools. U leest na, u verstuurt.
Uw mailbox · laatste uur
Prijsaanvraag, 12 paletten
ToegewezenGroot volume: naar de accountmanager van die markt gestuurd, niet naar het orderteam. Gegevens al uitgelezen.
Vraag over een levering
ConceptAntwoord voorbereid op basis van de leveringsbon. Wacht tot u het verstuurt.
Kwaliteitsklacht
DoorgestuurdGevoelig geval: doorgestuurd naar de verantwoordelijke, met de voorgeschiedenis van de klant.
24 e-mails · 21 zelfstandig verwerkt
- ≈ 10 u per week
- De tijd die het sorteren en het voorbereiden van antwoorden het team teruggeven (gemeten bij Gaasch Packaging).
- Antwoord dezelfde dag
- Aanvragen blijven niet meer twee dagen liggen omdat de juiste persoon ze niet gezien heeft.
- Zonder van tool te veranderen
- Alles gebeurt in uw Outlook of uw Gmail. Niets nieuws te leren voor het team.
Hoe kan AI u helpen bij uw e-mailbeheer?
Agents lezen elke binnenkomende e-mail en beslissen volgens uw regels wat ermee gebeurt: klasseren, doorsturen, het antwoord voorbereiden, de gegevens naar uw tools overzetten. Wat geen actie vraagt, wordt opzijgezet; wat onduidelijk is, gaat naar een mens.
Wat een onbeheerde mailbox kost.
Lezen, sorteren, doorsturen: een mailbox waar de vragen van klanten binnenkomen, houdt iemand een groot deel van de dag bezig. Ondertussen wachten aanvragen, en sommige raken zoek.
Het grootste deel van het volume is het lezen niet waard, maar u moet het openen om dat te weten.
Een aanvraag raakt zoek tussen twee keer doorsturen en duikt drie dagen later weer op.
Wat dringend is, wordt met de hand gesorteerd, e-mail per e-mail.
Dezelfde gegevens worden elke dag uit de e-mail overgetypt in het ERP.
Wat er gebeurt met elke e-mail die binnenkomt.
Het systeem start zodra er een bericht binnenkomt: de e-mail wordt in minder dan vijf minuten voorverwerkt, iets langer als er meerdere gegevens opgezocht moeten worden.
In de mailbox, zoals gewoonlijk. Niemand hoeft iets te openen om te weten wat het is.
Soort aanvraag, betrokken klant, dringendheid. Reclame wordt opzijgezet zonder iemand bezig te houden.
Ontbreekt er een gegeven, dan gaat het systeem het zelf zoeken: in uw software, in eerdere uitwisselingen, in de documenten. Daarin verschilt het van een autoresponder.
Geschreven met uw gegevens, in de stijl van de persoon die het zal versturen. Het doorsturen naar de juiste personen staat ook klaar.
U keurt goed, verbetert of weigert. Wat onduidelijk is, krijgt geen concept: dat gaat naar een mens.
Beste mevrouw Gérard,
Uw bestelling 4471 vertrekt wel degelijk donderdag, met de ochtendronde: levering tussen 8 en 12 uur op de werf in Erpent.
Met vriendelijke groeten,
De verkoopdienst
Nagebouwd fragment van de interface, voorbeeldgegevens.
Op elke mailbox, vier dingen.
Dit systeem sorteert niet alleen e-mails. Het geeft elke mailbox een agent die het bedrijf kent, het antwoord voorbereidt en zelf gaat zoeken wat hij mist.
Opgebouwd uit de laatste 200 e-mails van de mailbox: uw klanten, uw producten, uw gebruikelijke antwoorden. Daarna groeit het elke dag aan.
Voorgesteld door een agent na het lezen van de geschiedenis, daarna verbeterd met de betrokken personen. Ze evolueren met het gebruik.
De stijl en de voorkeuren van elke gebruiker, zodat de voorbereide antwoorden niet naar een machine klinken.
Zodat de agent de echte gegevens raadpleegt: voorraad, bestellingen, dossiers. Uw mailboxen blijven bij Microsoft of Google.
Outlook automatiseren: regels, of een agent?
| Vergelijking | Outlook-regels | Een Meridiem-agent |
|---|---|---|
| Het sorteren | Op trefwoorden en afzender. | Op wat de e-mail zegt en vraagt. |
| De afweging | Onmogelijk: een regel weet niet wat een grote klant is. | Toegepast op elke e-mail, volgens uw criteria. |
| Ontbrekende informatie | Niets: iemand moet ze gaan zoeken. | Opgezocht in uw software en uw uitwisselingen. |
| De antwoorden | Een afwezigheidsbericht, of niets. | Een antwoord voorbereid met uw gegevens. |
| De gegevens | Met de hand overgetypt in het ERP. | Uitgelezen en klaar om over te nemen. |
Gaasch Packaging, de info@-mailbox beheerd door agents.
Elke binnenkomende e-mail wordt gelezen, geklasseerd en naar de juiste persoon doorgestuurd, met het antwoord voorbereid, inclusief de afweging tussen een kleine bestelling en een groot volume, die tot dan met de hand gebeurde. In productie sinds begin 2026, zonder onderbreking, en hetzelfde product is sindsdien overgenomen door twee andere bedrijven van de groep, in het Verenigd Koninkrijk en in Duitsland.
Het sluit aan op de tools die u al gebruikt.
Outlook
Gmail
Odoo
HubSpot
SharePoint
Microsoft TeamsHosting in Europa
Het systeem dat uw mailboxen verwerkt, wordt gehost in de Europese Unie, op Microsoft Azure, in een eigen omgeving.
Nooit gebruikt voor training
Uw e-mails worden nooit gebruikt om een model te trainen, niet bij ons en niet bij onze leveranciers.
Alles wordt bijgehouden
Een logboek toont elke actie in detail. Alles wordt goedgekeurd vanuit Speyy, op de computer of op de telefoon.
Een installatie en een maandbedrag per mailbox, vooraf meegedeeld. Daarna veranderen ze niet meer.
Voor de eerste mailbox, vanaf het moment dat we de nodige informatie van u hebben, daarna een week per extra mailbox.
Het maandbedrag is geen abonnement voor toegang: het is het doorlopende werk aan uw systeem, verbeteringen en aanpassingen inbegrepen.
Bekijken we uw mailbox samen?
30 minuten om te zien wat een agent van uw e-mails kan overnemen, daarna een vaste offerte binnen 24 uur. Gratis, vrijblijvend.
Kies een momentOf bel +32 472 07 81 37Wat ons het vaakst gevraagd wordt.
Op welke mailboxen werkt het?
Outlook (Microsoft 365) of Gmail, zowel een persoonlijke mailbox als een algemeen adres. Een gedeelde mailbox zonder eigenaar, zoals info@, wordt geval per geval bekeken.
Waar gaan onze e-mails naartoe?
Uw mailboxen blijven bij Microsoft of Google: er wordt niets verplaatst. Het systeem dat ze verwerkt, wordt gehost in de Europese Unie, op Microsoft Azure, en uw e-mails worden nooit gebruikt om een model te trainen.
En als de agent zich vergist?
Hij begint in observatie: hij toont zijn beslissingen zonder iets klaar te zetten om te versturen. We verbeteren de regels samen met u, daarna bereidt hij de antwoorden voor. Een verkeerd behandeld geval wordt meteen rechtgezet, kosteloos.
Antwoordt hij in onze plaats?
Nee. Hij bereidt voor, u keurt goed met één klik, vanuit Speyy. Niets vertrekt zonder uw akkoord.
Hoelang duurt de installatie?
Twee weken voor de eerste mailbox, vanaf het moment dat we de nodige informatie van u hebben, daarna een week per extra mailbox.
Wat kost het om een mailbox te automatiseren?
Een installatie tegen een vaste prijs en een maandbedrag per mailbox, meegedeeld na het gesprek van 30 minuten. Het maandbedrag dekt de opvolging en de aanpassingen van het systeem.